By Likwidacja firmy może być spowodowana przez wiele czynników. Jeśli właśnie Ty stoisz teraz przed tym wyzwaniem, musisz wiedzieć, że proces ten wiąże się to z szeregiem procedur, których należy dopełnić, aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem. Dzisiaj zajmiemy się jedną z nich – dokumentacją. Czy zastanawiałeś się kiedyś, co – w przypadku likwidacji firmy – należy zrobić z dokumentami? Po przeczytaniu tego tekstu, będziesz wiedział wszystko.
Dokumentacja a likwidacja firmy
„W przypadku spółek wpisanych do KRS, do wniosku o wykreślenie spółki należy dołączyć uchwałę zgromadzenia wspólników o wyznaczeniu przechowawcy ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki. Również spółki cywilne i jednoosobowe działalności gospodarcze mają obowiązek zdeponowania dokumentacji pracowniczej w uprawnionym archiwum”.
Czy te zapisy w polskim prawie są dla Ciebie jasne? Dokładnie to wymagane jest od Ciebie, kiedy likwidujesz firmę. Oznacza to nic innego, jak obowiązek złożenie dokumentacji w odpowiednim archiwum. Jeśli akurat jesteś w trakcie procesu likwidacji firmy lub zamierzasz to zrobić w przyszłości, pamiętaj zarówno o tym, jak i o zabezpieczeniu środków na pokrycie kosztów archiwizacji.
Przygotowanie dokumentacji
Warto tutaj zaznaczyć, iż dokumentacja przekazywana do archiwum musi być uporządkowana. Jeśli nie masz odpowiedniej wiedzy, jak postępować z dokumentami w przypadku likwidacji firmy, możesz skorzystać z pomocy profesjonalnych archiwistów, którzy posiadają taką usługę w swojej ofercie. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego stresu, a możesz także zmniejszyć koszty samej archiwizacji. Jak? Po prostu – fachowcy mogą stwierdzić, że niektóre z Twoich dokumentów wcale nie muszą podlegać archiwizacji i finalnie zapłacisz mniej.
Co się stanie z dokumentacją Twojej firmy?
Kiedy już wybrałeś odpowiednie archiwum, które spełnia wszystkie wymogi prawne i złożysz tam swoje dokumenty, zostaną one – przede wszystkim – odpowiednio zabezpieczone. Powinieneś jednak zwrócić uwagę, czy wybrane przez Ciebie archiwum ma swoje własne magazyny. Koniecznym jest, aby posiadały one zaawansowane systemy przeciwpożarowe i antywłamaniowe.
Dokumenty po likwidacji firmy mogą być oczywiście udostępniane zainteresowanym stronom, w tym jej byłym pracownikom. Wszystko odbywa się zgodnie z wytycznymi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Sporządzenie kopii dokumentacji lub odpisu wiąże się oczywiście z opłatą, a o określeniu jej maksymalnej wysokości mówi Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. (Dz.U. 2005 Nr 28 poz. 240). Zwróć również uwagę czy archiwum, które wybrałeś spełnia wymagania ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).
Na koniec warto zaznaczyć, że Twoja dokumentacja będzie przechowywana w archiwum przez określony czas, a po jego upływie dokumenty podlegają wybrakowaniu oraz zniszczeniu. Przepisy prawa określają czas przechowywania Twojej dokumentacji w zależności od jej rodzaju. Może wynieść 5, 10, a nawet 50 lat (dokumentacja pracownicza).
To wszystko, co powinieneś wiedzieć, jeśli chodzi o dokumentację podczas likwidacji firmy. Pamiętaj o tych kwestiach, gdy wybierasz archiwum zewnętrzne, któremu chcesz powierzyć dokumenty!