By Prowadzenie akt pracowniczych to jedno z ważniejszych zadań każdej firmy. Wszystkie dokumenty dotyczące pracowników muszą być odpowiednio przechowywane i dostępne na życzenie organów kontrolnych. Warto więc wiedzieć, jakie dokumenty powinny się w nich znajdować, jak je przechowywać oraz jakie korzyści wynikają z współpracy z księgowym w tym zakresie.
Akta pracowników – jakie dokumenty zawierają?
Aby akta pracownicze były kompleksowe, powinny zawierać szereg dokumentów. Przede wszystkim muszą znaleźć się w nich informacje dotyczące zatrudnienia: umowa o pracę, ewentualne aneksy, protokół zdawczo-odbiorczy oraz zaświadczenie o przyjęciu do pracy. Poza tym w aktach powinna znaleźć się dokumentacja dotycząca wynagrodzenia – lista płac, umowy cywilnoprawne oraz wszelkie dokumenty związane z delegacjami. Ważnym elementem są również dokumenty dotyczące szkoleń i ocen pracowniczych, informacje dotyczące bezpieczeństwa pracy oraz dokumentacja dotycząca zwolnień lekarskich.
Jak przechowywać akta pracowników?
Wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w sposób staranny i bezpieczny. Najlepiej, gdy są one umieszczone w teczce zamykanej na klucz. Ważne jest również, aby akta pracownicze były przechowywane w pomieszczeniu, do którego dostęp mają wyłącznie odpowiednio upoważnione osoby. Jeśli mamy do czynienia z dużą ilością dokumentów, warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego, które w ramach np. usług księgowych w Toruniu, zajmuje się prowadzeniem i archiwizacją dokumentów pracowniczych. Księgowy dokładnie wie, jakie dokumenty należy zgromadzić w aktach pracowniczych oraz jak je przechowywać, aby spełnić wymogi prawne.
Pomoc księgowego w prowadzeniu i archiwizacji dokumentów pracowniczych – zalety
Współpraca z księgowym to nie tylko pewność, że wszystkie dokumenty są prawidłowo zgromadzone i przechowywane. Księgowy może również pomóc w wypełnieniu deklaracji podatkowych oraz świadczyć doradztwo związane z wynagrodzeniami. Dodatkowo, korzyścią wynikającą z takiej współpracy przy obsłudze kadrowo-płacowej jest możliwość uzyskania szybkiej pomocy przy ewentualnej kontroli organów państwowych. Księgowy może udzielić informacji dotyczącej prowadzenia akt pracowniczych oraz pomóc w przygotowaniu wymaganych dokumentów.
Podsumowując, prowadzenie akt pracowniczych to zadanie wymagające dużo uwagi i staranności. Warto skorzystać z pomocy księgowego, który pomoże w zgromadzeniu, przechowywaniu oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych.