HRownia | 2018-10-27

Porządki w biurze – archiwizacja i segregacja dokumentów

Porządki w biurze – archiwizacja i segregacja dokumentów

Mimo postępującej digitalizacji przedsiębiorcy wciąż muszą zmagać się z natłokiem papierowych dokumentów. Oto kilka porad, dzięki którym skutecznie i szybko uporządkujesz firmowe archiwa.

 

Koszulki i segregatory

Dzięki wykorzystaniu odpowiednich akcesoriów biurowych uporządkowanie i zabezpieczenie firmowych archiwów może być zadaniem prostym i mało czasochłonnym. Do przechowywania ważniejszych pism, takich jak umowy czy faktury, można wykorzystać koszulki biurowe. Wytrzymałe modele wykonane z polipropylenu skutecznie ochronią dokumenty przed pognieceniem, podarciem, zamoczeniem czy zabrudzeniem. Wygodnym rozwiązaniem są koszulki o dużej przejrzystości, które pozwalają korzystać z dokumentów, bez konieczności ich wyjmowania. Aby skutecznie usystematyzować firmowe archiwa, można wykorzystać kolorowe segregatory – wystarczy przyporządkować konkretną barwę segregatora do określonego rodzaju dokumentów (zielone segregatory – akta osobowe pracowników, czarne – umowy cywilnoprawne, niebieskie – dokumenty podatkowe itd.).

Z kolei używając przekładek indeksujących, czyli specjalnych wpinanych kart, w łatwy sposób można pogrupować zawartość pojedynczych segregatorów. Praktycznym rozwiązaniem są również segregator zaopatrzone w samoprzylepne etykiety, które umieścić można na ich grzbiecie. Etykiety umożliwiają hasłowe opisanie zawartości poszczególnych segregatorów – zastosowanie nawet najprostszego systemu oznaczeń (np. typ pisma / data) z pewnością ułatwi odnalezienie potrzebnych dokumentów.

 

Pudła i kartony archiwizacyjne

Starsze, nieużywane na co dzień dokumenty często magazynowane są w pomieszczeniach gospodarczych. Panujące tam warunki nie sprzyjają długotrwałemu przechowywaniu papierowych materiałów. Narażone są one na kontakt z kurzem, wilgocią i niskimi temperaturami. Pudła i kartony archiwizacyjne to skuteczne, a jednocześnie niedrogie rozwiązanie, które pozwala ochronić dokumenty przed zniszczeniem.

Kartony, które umożliwiają przechowywanie sześciu segregatorów, wykonane są z grubej, wytrzymałej tektury i skutecznie zabezpieczą archiwa przed wpływem czynników zewnętrznych. Z kolei kompaktowe pudła archiwizacyjne wykorzystać można do przechowywania mniejszych partii dokumentów. Tekturowe ściany pudeł oraz kartonów umożliwiają wygodne opisanie ich zawartości, chociażby za pomocą permanentnego markera. Szeroki wybór koszulek, segregatorów, pudeł i kartonów archiwizacyjnych dostępny jest w asortymencie sklepu internetowego Rajapack: https://www.rajapack.pl/artykuly-biurowe/archiwizacja-segregacja_C2110.html. Znajdziesz tam również inne akcesoria biurowe, które pozwolą skutecznie uporządkować i zabezpieczyć firmowe archiwum.

 

Artykuł sponsorowany

 

 

Inne wpisy autora:

Powiązane Artykuły

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!