HRownia | 2017-06-13

Koszty rotacji pracowników – jak je szacować oraz obniżać w sposób systemowy?

Koszty rotacji pracowników – jak je szacować oraz obniżać w sposób systemowy?

Za każdym razem, gdy z firmy odchodzi pracownik, ponosi ona wysokie koszty jego zastąpienia. Szacuje się, że w warunkach polskiego rynku koszty te wahają się między 80 a 100% rocznego wynagrodzenia pracownika. O tyle szybciej mogłaby się rozwijać każda firma, gdyby zamiast na "exit interview" swoje wysiłki skupiła ona na wcześniejszym etapie cyklu życia pracownika w organizacji.

Czy jest się o co bić?

Dla przykładu przy wynagrodzeniu pracownika rzędu 4500 zł miesięcznie oraz dla firmy 500 osobowej posiadającej współczynnik rotacji na poziomie 15% już obniżenie współczynnika rotacji jedynie o 2% do 13%, zapewnia roczną korzyść finansową na poziomie 0.5 mln zł! Czy to dużo? To ok. 40 samochodów średniej klasy, jakie firma każdego roku mogłaby wylisingować i przekazać w użytkowanie najlepszym pracownikom, dbając o utrzymanie ich wysokiej efektywności.

Ile wynoszą koszty rotacji?

Na koszty rotacji składa się wiele czynników. Aby łatwiej zrozumieć, jakie znaczenie posiadają poszczególne składniki, w naszych kalkulacjach będziemy się posługiwać %, które są miarą uniwersalną i można je bardzo łatwo odnieść do dowolnego rocznego wynagrodzenia pracownika:

1. Koszty odejścia – w skład tych kosztów wchodzą koszty związane z czasem poświęconym na „exit interview”, koszty administracyjne związane z rozliczeniem pracownika (świadectwo pracy, obiegówka itp.), koszty odpraw, koszty ekwiwalentów np.: za niewykorzystany urlop, koszty związane ze spadkiem wydajności pracy osoby odchodzącej oraz osób z nią współpracujących. Suma kosztów odejścia oscyluje w granicach ok. 25% rocznego wynagrodzenia pracownika odchodzącego.

2. Koszty zastąpienia – tutaj mamy do czynienia z kosztami rekrutacji, kosztami badań wstępnych oraz innych specjalistycznych wykonywanych przed przyjęciem pracownika do pracy, kosztami IT związanymi z uruchomieniem stanowiska pracy i nadaniem wszelkich wymaganych dostępów do systemów informatycznych oraz kosztami związanymi z dojściem do optymalnej wydajności osoby przychodzącej (takiej jaką osoba odchodząca osiągała podczas normalnej pracy). Suma kosztów zastąpienia pracownika odchodzącego oscyluje w granicach ok. 50% jego rocznego wynagrodzenia.

3. Koszty wdrożenia – w skład tych kosztów wchodzą głównie koszty wszelkiego rodzaju szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych wymaganych do rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. Suma kosztów wdrożenia oscyluje w granicach ok. 10% rocznego wynagrodzenia pracownika odchodzącego.

Łączne koszty rotacji w polskich warunkach wynoszą ok. 85% rocznego wynagrodzenia pracownika odchodzącego. I jest to wartość, która nie uwzględnia jeszcze różnego rodzaju kosztów pośrednich, które powinny zostać dokładnie oszacowane dla danej firmy, w zależności od jej typu i rodzaju działalności, którą prowadzi. W skład kosztów pośrednich możemy zaliczyć koszy niewykorzystanych możliwości, koszty utraconej wiedzy o firmie (znajomość procesów, kultury organizacyjnej, itd.), koszty obniżonej jakości produktów/usług, koszty utraconych relacji pracowniczych itp.

Czy koszty rotacji dla pojedynczego pracownika na poziomie 85% jego rocznego wynagrodzenia to dużo? Biorąc pod uwagę obecną sytuację na rynku pracy, gdzie z jednej strony firmy coraz agresywniej walczą o pracowników, a z drugiej strony podaż pracowników z roku na rok spada, warto dokładnej przyjrzeć się, jak duża liczba pracowników rotuje w naszej firmie każdego roku i jakie koszty są z tym związane. Ostatecznie może się okazać, że na poziomie globalnym jest to kwota, którą spokojnie można zredukować, a zaoszczędzone środki przeznaczyć na rozwój firmy i zatrudnionych w niej pracowników.

Jak systemowo obniżać koszty rotacji?

Systemowość cechuje się regularnością zbierania danych, ich analizowania, wyciągania wniosków, a także podejmowania odpowiednich działań, wraz z mierzeniem stopnia ich skuteczności. Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, w jaki sposób systemowo obniżać koszty rotacji należy sobie zadać pytanie pomocnicze: w którym miejscu procesu owe koszty rotacji powstają? „Księgowo” można by rzec, że w momencie, kiedy pracownik składa wypowiedzenie. Po części jest to prawda,  ale czy w tym momencie firma ma jeszcze jakiś wpływ na to, co zrobi pracownik? Raczej znikomy. Dlaczego? Ponieważ zanim pracownik złoży wypowiedzenie, dokonuje swoistego rodzaju rachunku sumienia i skoro na jego podstawie doszedł do wniosku, że warto daną firmę opuścić, to oznacza, że w większości przypadków jest już zbyt późno na jakiekolwiek skuteczne działania ze strony firmy, aby tego pracownika zatrzymać.

Co więc należy zrobić?

Rozwiązaniem jest regularne monitorowanie cyklu życia pracownika w organizacji i systematyczne wyłapywanie momentów, kiedy pracownik zaczyna „rozważać” zmianę pracy. Jest to ten moment, kiedy pracownik nie podjął jeszcze żadnych decyzji wiążących i stosunkowo łatwo jest jeszcze „firmie” zaplanować skuteczne działania zapobiegające jego odejściu z pracy. Skąd wiadomo,  jakie działania należy podjąć aby były skuteczne? Otóż należy poznać istotę problemu i powiązaną z nią przyczynę źródłową, dla której pracownik chce opuścić naszą firmę. Tylko wówczas, gdy działamy w odpowiednim momencie oraz wiemy, jaka jest dokładna przyczyna źródłowa problemu, możemy realnie wpływać na obniżanie kosztów rotacji, które mogą wynosić nawet kilkadziesiąt milionów złotych rocznie.

Autor: Concept Intelligence Sp. z o.o.

 

Poznaj narzędzie do obniżania kosztów rotacji i proaktywnego zarządzania współczynnikiem rotacji:

Autor:
Autor: HRownia

HRownia

Hrownia

redakcja@hrownia.pl

Inne wpisy autora:

Powiązane Artykuły

Jak zarządzać pokoleniami YZ?
2017-11-14
Praca tymczasowa - kiedy się na nią zdecydować?
2017-11-09
Outsourcing personalny - kiedy się opłaca?
2017-10-12
Narzędzia HR - czym są?
2017-10-04

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!


Wydarzenia Zobacz Więcej

Konferencja pt. ,,Rekrutacja / Rewolucja 2018”

Warszawa, Mamaison Hotel Le Regina

Za 5 dni

2017-11-23

Innowacje w HR Conference&Expo

Warszawa, Hotel Marriott

Za 10 dni

2017-11-28

Za 18 dni

2017-12-06

Za 24 dni

2017-12-12