Kandydaci wysyłają swoje CV w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy wybranego pracodawcy, ale 8 na 10 nie miałoby nic przeciwko temu, by ich dane były brane pod uwagę w innych procesach rekrutacyjnych tej firmy. Prawie połowa kandydatów uważa, że pracodawcy powinny przechowywać ich dane osobowe do roku od przesłania aplikacji, w której wyrazili zgodę na wykorzystywanie CV w przyszłych rekrutacjach – wynika z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”. Co trzeci kandydat oczekuje, że jego aplikacja będzie pozostawała w bazie pracodawcy nawet do 3 lat.
Kandydaci, którzy zgadzają się na wykorzystanie ich danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych chcieliby, aby te informacje były usuwane po roku (47 proc.) lub przechowywane maksymalnie do 3 lat (28 proc.) 9 proc. aplikujących zadeklarowało, że pracodawca w takiej sytuacji powinien wykorzystywać ich dane bez ograniczeń. Pośród badanych znaleźli się również tacy kandydaci, którzy nie wyrażają zgody na udział w innych procesach rekrutacyjnych. Z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018” wynika, że niemal połowa tej grupy, oczekuje, że pracodawca skasuje ich dane zaraz po zakończeniu naboru. 3/10 kandydatów deklaruje, że ich aplikacje mogłyby być przetwarzane jeszcze przez rok od momentu zakończenia rekrutacji, w której uczestniczyli.
Po wejściu w życie europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych znacząco rozszerzy się katalog informacji, które pracodawca będzie musiał przybliżyć kandydatowi na etapie procesu rekrutacyjnego. Przykładowo firmy będą zobligowane do określenia oraz przedstawiania aplikującym o pracę, jak długo ich dane będą wykorzystywane – komentuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter. Odpowiednie narzędzie do przetwarzania zgromadzonych informacji przy prowadzonych procesach rekrutacyjnych w firmie może znacznie usprawnić realizację wymogów wynikających z RODO. Korzystanie z platformy do zarządzania rekrutacjami będzie szczególnie pomocne przy kontroli terminów przetwarzania danych kandydatów, niekiedy różnych dla poszczególnych procesów rekrutacyjnych oraz usuwaniu informacji o aplikujących w odpowiednich terminach. To właśnie zarządzanie klauzulami, odpowiadanie na żądania kandydatów, a także spełnianie obowiązków informacyjnych są przez rekrutujących uważane za najbardziej angażujące dla działów HR – dodaje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.
Co trzeci pracodawca (28 proc.) zapytany o to, ile czasu przetwarza dane kandydatów, wskazał, że wykorzystuje je do 1 roku. 17 proc. deklaruje korzystanie z informacji od roku do 3 lat. Połowa ankietowanych firm usuwa dane kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, jeśli nie posiada zgody na wykorzystanie dokumentów na potrzeby przyszłych rekrutacji.
Rozproszone informacje o kandydatach
66 proc. pracodawców przechowuje dokumenty aplikacyjne kandydatów w systemie rekrutacyjnym, a prawie połowa (49 proc.) w dedykowanej skrzynce e-mail – wynika z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”. Popularnymi miejscami gromadzenia CV są także foldery na komputerach pracowników (22 proc.) oraz skrzynki e-mail managerów liniowych (14 proc.). Mogłoby się wydawać, że w XXI w. papierowe CV odeszły w zapomnienie, natomiast co piąty pracodawca nadal przechowuje dokumenty kandydatów także w takiej formie (20 proc.).
Z punktu widzenia nowych przepisów ważne jest, aby ograniczyć liczbę miejsc przechowywania danych, ponieważ RODO wymaga od pracodawców zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Przy rozproszeniu informacji o kandydatach w różnych systemach i narzędziach może to być kłopotliwe. Warto rozważyć wybranie jednego miejsca, w którym będziemy przechowywać dane kandydatów. W przypadku zgłoszenia żądania o usunięcie danych, będziemy mieli wtedy pewność, że dokumenty kandydata były przechowywane tylko w danym miejscu i z łatwością zrealizujemy obowiązek ich usunięcia. Pamiętajmy jednak, że jest to tylko narzędzie i od nas zależy, jak je wykorzystamy oraz na ile pomoże ono w spełnieniu wymogów RODO. Przykładowo eRecruiter pomaga zarządzać uprawnieniami i dostępami do danych osobowych kandydatów w firmie. Jeśli jednak instytucja nie będzie miała odpowiednich zasad i procedur komu, kiedy i na jaki czas przyznaje dostępy do informacji oraz sama nie określi np. terminów przechowywania danych kandydatów, to w przypadku kontroli posiadanie odpowiedniego systemu może okazać się niewystarczające – komentuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.
