HRownia | 2019-01-26

eDokumenty już obowiązują, czyli o noworocznych dylematach działów HR

eDokumenty już obowiązują, czyli o noworocznych dylematach działów HR

Od początku roku firmy mogą przechowywać dokumenty kadrowo-płacowe pracowników w formie elektronicznej przez 10, a nie jak dotychczas 50 lat. Zmiana niesie za sobą realne korzyści, wpływając pozytywnie na bezpieczeństwo danych osobowych czy oszczędności. Jednak identyfikacja wszystkich zmian stanowi ogromne wyzwanie, które niesie za sobą konieczność dużego zaangażowania ze strony działu HR. Z jakimi dylematami mogą borykać się HRowcy, wprowadzając eDokumenty w swoich firmach?

Dylemat 1: czy wszystkie dokumenty podlegają digitalizacji?

Punktem wyjścia dla działów HR powinno być określenie, które dokumenty podlegają cyfryzacji. Wynika to z faktu, że zgodnie z nową ustawą nie każdy dokument musi być tworzony w formie cyfrowej. Umowa o pracę czy jej wypowiedzenie powinny być nadal sporządzane w formie papierowej, a jedynie przechowywane w formie elektronicznej. Dokumenty powinny być jednak opatrzone podpisem elektronicznym.

 

Dylemat 2: czy skrócony okres przechowywania dokumentów dotyczy zarówno byłych jak i obecnych pracowników?

Skrócony okres przechowywania dokumentów dotyczy osób będących w stosunku pracy od 1 stycznia 2019 roku. To oznacza, że nie ma konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników. Jednak digitalizacja wszystkich teczek osobowych – również byłych pracowników – znacząco usprawni procesy zarządzania i raportowania danych przechowywanych w aktach osobowych.

 

Dylemat 3: jak szybko i skutecznie odszukiwać potrzebne dokumenty pracownicze?

Tylko pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek przynosi największe korzyści. W ten sposób dział HR ma wgląd we wszystkie dokumenty, co ułatwia wyszukiwanie potrzebnych informacji czy danych, uzupełnienie ich oraz późniejsze raportowanie. Co więcej dzięki kodom kreskowym, proces przepływu dokumentów w firmie jest szybszy, a zarządzanie dokumentami oraz ich obieg w organizacji zdecydowanie łatwiejsze.

 

Dylemat 4: jak ułatwić pracownikom dostęp do ich dokumentów osobowych?

Dzięki intuicyjnemu systemowi HR pracownicy działu kadr mogą łatwo i szybko przygotować potrzebne zaświadczenia, zestawienia czy inne wydruki, a następnie wysłać je do zainteresowanej osoby mailem lub udostępnić poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. Daje to pracownikowi możliwość weryfikacji, a także wyłapania ewentualnych błędów lub braków, co pozwala na poprawę jakości danych.

 

Dylemat 5: jak weryfikować kompletność danych?

Korzystanie z jednego w pełni zintegrowanego systemu IT obsługującego zarówno obszar HR, jak i samą elektroniczną teczkę, daje ogromne możliwości na przykład przy raportowaniu. W ten sposób pracownik działu HR może zweryfikować kompletność danych, otrzymując powiadomienie o ewentualnych brakach w kartotece lub dokumentach. Co więcej pracownik działu HR może swobodnie przechodzić od jednego dokumentu do drugiego, nie wylogowując się z systemu, w którym pracuje na co dzień. W ten sposób użytkownicy wykorzystują funkcjonujący już w systemie kadrowo-płacowym mechanizm kontroli uprawnień, co zmniejsza ryzyko niepowołanych dostępów do dokumentów.

 

Dylemat 6: jak w obliczu zdigitalizowanych dokumentów przestrzegać RODO?

Nowoczesne systemy IT pozwalają na rejestrowanie działań poszczególnych osób mających dostęp do systemu w formie logów. To oznacza, że każde wyświetlenie, dodanie lub usunięcie dokumentu, wysłanie go czy zapisanie na dysku jest odnotowywane w systemie – w ten sposób łatwiej ustalić osobę odpowiedzialną za dokonanie zmian w teczkach pracowników. Warto więc pamiętać o pełnym logowaniu działań związanych z elektronicznymi kopiami dokumentów pracowniczych, jak też o kwestiach zarządzania okresami retencji danych osobowych i dokumentów z nimi związanych.

 

Autor: Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów w GAVDI Polska, ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami.

Inne wpisy autora:

Powiązane Artykuły

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!


Wydarzenia Zobacz Więcej