Małgorzata Kowalczewska | 2017-06-22

Efektywne spotkania (cz. II)

W poprzednim wpisie pisałam o tym, co zrobić, by udział w spotkaniu był efektywny. Teraz popatrzymy na spotkanie od strony organizatora. Zatem, jeśli organizujesz spotkanie…

1. Zastanów się po co

Określ cel tego spotkania. Skorzystaj np. z metody SMART: cel powinien być: S-skonkretyzowany, M - mierzalny, A – osiągalny (ang. Achievable), R – realny, T – określony w czasie (ang. Time framed). Cel warto zapisać – staje się wtedy bardziej „namacalny” i lepiej go zapamiętasz. Będziesz dzięki temu wiedzieć, czym ma się zakończyć spotkanie, do jakiego efektu dążysz.

2. Kto ma być na spotkaniu?

Szanuj czas swój i innych. Zapraszając ludzi na spotkanie, pomyśl, czego od nich oczekujesz, co wniosą do tematu. Czy ich obecność jest niezbędna, czy też wystarczy, gdy zapoznają się z wnioskami ze spotkania? Takie sprecyzowanie oczekiwań i przekazanie ich konkretnym osobom, pozwoli im przygotować się do spotkania, a w efekcie zaoszczędzi czas. Pamiętaj, aby wysłać do uczestników zaproszenie, najlepiej z opcją automatycznego dodania do kalendarza, z ustawionym przypomnieniem.

3. Przygotuj się

Dobry plan to podstawa – jeśli poświęcisz czas na planowanie, zaoszczędzisz czas podczas jego realizacji. Ta zasada dotyczy nie tylko spotkań, ale także projektów, zadań itp. Zapisz najważniejsze punkty, o których chcesz powiedzieć, spróbuj przewidzieć, jakie mogą paść pytania i od razu przygotuj odpowiedzi, zastanów się, jaka forma spotkania będzie najbardziej skuteczna – prezentacja, dyskusja, a może warsztat? Cały czas miej na uwadze cel, w jakim organizujesz spotkanie. Jeśli uważasz, że są informacje, które można uczestnikom przesłać wcześniej, aby się z nimi zapoznali – zrób to.

4. Zaplanuj czas trwania…

… i się go trzymaj. Jedną z bardziej frustrujących sytuacji w pracy jest przedłużające się spotkanie. Zmęczenie, spadek zaangażowania, decyzje podejmowane w pośpiechu, poczucie marnowania czasu – to tylko niektóre symptomy nietrzymania się ram czasowych. Na początku zakomunikuj czas przewidziany na dyskusje i godzinę zakończenia. W trakcie - pilnuj, aby nie zbaczać z tematu, podsumowuj, przypominaj o celu spotkania. Jeśli spotkanie ma być dłuższe niż godzina, pamiętaj o przerwach.

5. Podsumuj

Na koniec zbierz wszystkie wnioski i podsumuj to, co udało się wypracować. Sprawdź, czy cel został osiągnięty. Jeśli nie, zastanów się, jaka jest przyczyna. Po spotkaniu spisz podsumowanie i prześlij je do wszystkich zainteresowanych z informacją o kolejnych krokach.

Autor:
Autor: Małgorzata Kowalczewska

Małgorzata Kowalczewska

Insade

mkowalczewska@insade.pl


Coach, socjolog, Scrum Master, mama 2 dzieci, autorka bloga o efektywnym działaniu www.insade.pl, współzałożycielka projektu "Bądź sobą". W swojej pracy wspieram osoby poszukujące pasji w życiu, prowadzę warsztaty z zakresu efektywnego działania, m.in. dotyczące kształtowania nawyków i samodyscypliny, pracuję z rodzicami wracającymi do pracy po urlopach rodzicielskich i wychowawczych, współpracuję ze Strefą Rodzica Uniwersytetu SWPS, Interesuję się zagadnieniami związanymi z efektywnością działania, psychologią społeczną oraz rozwojem małych dzieci. Bardzo lubię wędrować po górach, jeździć na nartach, trenować aikido, słuchać The Beatles i czytać książki Jeffrey'a Archer'a.
Inne wpisy autora:

Powiązane Artykuły

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!


Wydarzenia Zobacz Więcej

Konferencja pt. ,,Rekrutacja / Rewolucja 2018”

Warszawa, Mamaison Hotel Le Regina

Za 2 dni

2017-11-23

Innowacje w HR Conference&Expo

Warszawa, Hotel Marriott

Za 7 dni

2017-11-28

Za 15 dni

2017-12-06

Za 21 dni

2017-12-12