Udzielanie informacji zwrotnej jest chyba równie trudne jak jej przyjmowanie. W jednym i drugim przypadku mamy do czynienia z zagrożeniem błędnej interpretacji przekazu. Właśnie dlatego chciałabym zwrócić uwagę na kilka kwestii, które ułatwią wzajemne zrozumienie – bo feedback może być codziennością.
KIEDY?
Informację zwrotną warto przekazywać nie tylko w momentach, gdy widzimy, że ktoś coś zrobił niewłaściwie, ale także w chwilach sukcesu. To sprawia, że feedback staje się czymś naturalnym, nie boimy się go i postrzegamy jako wskazówkę do rozwoju a nie krytykę.
Idąc dalej – upewnij się, że osoba, której chcesz przekazać informację zwrotną ma czas. Jeżeli akurat jest pochłonięta pracą lub po prostu nie ma nastroju i nie chce słuchać, to rozmowa nie ma sensu. Nie przyniesie żadnych efektów. Lepiej zatem zacząć od: „Czy masz chwilę, bo chciałabym pogadać?”, niż od razu przechodzić do sedna sprawy. Gdy słyszysz „Nie”, poproś o wyznaczenie terminu, gdy rozmowa będzie możliwa.
KTO?
Powszechnie panuje opinia, że feedbacku udziela przełożony. Tymczasem najkorzystniej (w sensie rozwojowym) jest, gdy pochodzi on z różnych źródeł. Każdy ma prawo do powiedzenia tobie, co myśli o twoim zachowaniu, pracy, realizacji projektu itp. Również ty masz prawo do wyrażenia swojej opinii. Warto też samemu prosić o informację zwrotną: „Powiedz, proszę, jak z twojej perspektywy wyglądają efekty tego projektu?”, „Co mogłabym poprawić?”, „Które elementy szkolenia uważasz za najbardziej wartościowe i dlaczego?”, „Co Ci pomagało, a co przeszkadzało w realizacji zadania?”
GDZIE?
Z pewnością trudno przyjąć krytykę, czy oczekiwanie poprawy zachowania publicznie. Zazwyczaj scenariusz przebiega wtedy na jeden z 3 sposobów – w zależności od osobowości. W pierwszym przypadku osoba przyjmująca feedback zamyka się, wstydzi i czuje się upokorzona. W drugim budzi się w niej agresja, zaprzecza i atakuje rozmówcę. Wreszcie w trzecim „spływa to jak po kaczce” – osoba, do której kierowany jest feedback nie chce go wysłuchać lub zakłada, że rozmówca nie ma racji. Efektem wszystkich 3 sytuacji jest brak jakichkolwiek wniosków. Właśnie z tego względu, gdy chcemy przekazać feedback korygujący (zawierający oczekiwanie poprawy zachowania), robimy to na osobności.
W przypadku informacji zwrotnej wzmacniającej, uwypuklającej pozytywne aspekty, można to zrobić na forum, ale tu też warto zwrócić uwagę na charakter rozmówcy – niektórzy czują się skrępowani słysząc publiczną pochwałę.
JAK DAWAĆ?
Jest wiele różnych metod. Ja chciałabym się z Wami podzielić moją ulubioną. Jest to FUKO: Fakty, Uczucia, Konsekwencje, Oczekiwania.
FAKTY: Odwołaj się do zachowań, wydarzeń, które spowodowały, że chcesz udzielić informacji zwrotnej. Opisz dokładnie, co się stało.
np. „Wczoraj po raz trzeci w ciągu tego tygodnia spóźniłeś się na spotkanie.”
UCZUCIA: Jakie emocje to w tobie wzbudziło.
np. „Denerwuje mnie to.”
KONSEKWENCJE: Przedstaw skutki omawianego zachowania.
np. „Wszyscy na ciebie czekamy i w efekcie mamy mniej czasu na omówienie zaplanowanych tematów.”
OCZEKIWANIA: Powiedz, co twoim zdaniem należałoby zmienić, zaproponuj rozwiązanie.
np. „Chciałabym, żebyś od jutra przychodził na spotkania punktualnie lub, jeśli ci to pomoże, możemy przesunąć godzinę na nieco późniejszą.”
Udzielony w ten sposób feedback nie ocenia rozmówcy, a wskazuje obszary do skorygowania lub możliwego rozwoju.
JAK PRZYJMOWAĆ?
Przyjmowanie feedbacku, szczególnie korygującego, może być dla wielu osób stresujące. Jeśli jednak spojrzymy na to z nieco innej perspektywy, można zredukować stres skupiając się na korzyściach płynących z takiej rozmowy. Słuchając zwracaj więc uwagę na kilka kwestii:
- zakładaj dobre intencje rozmówcy,
- skup się na faktach i oczekiwaniach,
- postaw się na miejscu osoby udzielającej informację zwrotną,
- traktuj przekazywane informacje jako opinię, nie ocenę,
- najpierw przemyśl, a dopiero potem nadaj znaczenie temu, co usłyszałeś.
Warto, aby informacja zwrotna stała się w naszej pracy czymś naturalnym i codziennym. Dbając o przekaz, który będzie rzeczowy i pomocny drugiej osobie, zapewniamy na przyszłość, sobie i innym, dobrą atmosferę i znajomość różnych punktów widzenia. To z kolei przekłada się na możliwości rozwoju – czyli osiąganie celu, w jakim powinien być przekazywany każdy feedback.

Coach, socjolog, Scrum Master, mama 2 dzieci, autorka bloga o efektywnym działaniu www.insade.pl, współzałożycielka projektu "Bądź sobą". W swojej pracy wspieram osoby poszukujące pasji w życiu, prowadzę warsztaty z zakresu efektywnego działania, m.in. dotyczące kształtowania nawyków i samodyscypliny, pracuję z rodzicami wracającymi do pracy po urlopach rodzicielskich i wychowawczych, współpracuję ze Strefą Rodzica Uniwersytetu SWPS, Interesuję się zagadnieniami związanymi z efektywnością działania, psychologią społeczną oraz rozwojem małych dzieci. Bardzo lubię wędrować po górach, jeździć na nartach, trenować aikido, słuchać The Beatles i czytać książki Jeffrey'a Archer'a.
Zwinność w pracy
Aby ta opcja była dostępna musisz się zalogować
Zwinność w pracy
Efektywne spotkania (cz. II)
Aby ta opcja była dostępna musisz się zalogować
Efektywne spotkania (cz. I)
Aby ta opcja była dostępna musisz się zalogować
Efektywne spotkania (cz. I)
Aby ta opcja była dostępna musisz się zalogować