Powiązane Artykuły
Udzielanie informacji zwrotnej jest chyba równie trudne jak jej przyjmowanie. W jednym i drugim przypadku mamy do czynienia z zagrożeniem błędnej interpretacji przekazu. Właśnie dlatego chciałabym zwrócić uwagę na kilka kwestii, które ułatwią wzajemne zrozumienie – bo feedback może być codziennością.
KIEDY?
Informację zwrotną warto przekazywać nie tylko w momentach, gdy widzimy, że ktoś coś zrobił niewłaściwie, ale także w chwilach sukcesu. To sprawia, że feedback staje się czymś naturalnym, nie boimy się go i postrzegamy jako wskazówkę do rozwoju a nie krytykę.
Idąc dalej – upewnij się, że osoba, której chcesz przekazać informację zwrotną ma czas. Jeżeli akurat jest pochłonięta pracą lub po prostu nie ma nastroju i nie chce słuchać, to rozmowa nie ma sensu. Nie przyniesie żadnych efektów. Lepiej zatem zacząć od: „Czy masz chwilę, bo chciałabym pogadać?”, niż od razu przechodzić do sedna sprawy. Gdy słyszysz „Nie”, poproś o wyznaczenie terminu, gdy rozmowa będzie możliwa.
KTO?
Powszechnie panuje opinia, że feedbacku udziela przełożony. Tymczasem najkorzystniej (w sensie rozwojowym) jest, gdy pochodzi on z różnych źródeł. Każdy ma prawo do powiedzenia tobie, co myśli o twoim zachowaniu, pracy, realizacji projektu itp. Również ty masz prawo do wyrażenia swojej opinii. Warto też samemu prosić o informację zwrotną: „Powiedz, proszę, jak z twojej perspektywy wyglądają efekty tego projektu?”, „Co mogłabym poprawić?”, „Które elementy szkolenia uważasz za najbardziej wartościowe i dlaczego?”, „Co Ci pomagało, a co przeszkadzało w realizacji zadania?”
GDZIE?
Z pewnością trudno przyjąć krytykę, czy oczekiwanie poprawy zachowania publicznie. Zazwyczaj scenariusz przebiega wtedy na jeden z 3 sposobów – w zależności od osobowości. W pierwszym przypadku osoba przyjmująca feedback zamyka się, wstydzi i czuje się upokorzona. W drugim budzi się w niej agresja, zaprzecza i atakuje rozmówcę. Wreszcie w trzecim „spływa to jak po kaczce” – osoba, do której kierowany jest feedback nie chce go wysłuchać lub zakłada, że rozmówca nie ma racji. Efektem wszystkich 3 sytuacji jest brak jakichkolwiek wniosków. Właśnie z tego względu, gdy chcemy przekazać feedback korygujący (zawierający oczekiwanie poprawy zachowania), robimy to na osobności.
W przypadku informacji zwrotnej wzmacniającej, uwypuklającej pozytywne aspekty, można to zrobić na forum, ale tu też warto zwrócić uwagę na charakter rozmówcy – niektórzy czują się skrępowani słysząc publiczną pochwałę.
JAK DAWAĆ?
Jest wiele różnych metod. Ja chciałabym się z Wami podzielić moją ulubioną. Jest to FUKO: Fakty, Uczucia, Konsekwencje, Oczekiwania.
FAKTY: Odwołaj się do zachowań, wydarzeń, które spowodowały, że chcesz udzielić informacji zwrotnej. Opisz dokładnie, co się stało.
np. „Wczoraj po raz trzeci w ciągu tego tygodnia spóźniłeś się na spotkanie.”
UCZUCIA: Jakie emocje to w tobie wzbudziło.
np. „Denerwuje mnie to.”
KONSEKWENCJE: Przedstaw skutki omawianego zachowania.
np. „Wszyscy na ciebie czekamy i w efekcie mamy mniej czasu na omówienie zaplanowanych tematów.”
OCZEKIWANIA: Powiedz, co twoim zdaniem należałoby zmienić, zaproponuj rozwiązanie.
np. „Chciałabym, żebyś od jutra przychodził na spotkania punktualnie lub, jeśli ci to pomoże, możemy przesunąć godzinę na nieco późniejszą.”
Udzielony w ten sposób feedback nie ocenia rozmówcy, a wskazuje obszary do skorygowania lub możliwego rozwoju.
JAK PRZYJMOWAĆ?
Przyjmowanie feedbacku, szczególnie korygującego, może być dla wielu osób stresujące. Jeśli jednak spojrzymy na to z nieco innej perspektywy, można zredukować stres skupiając się na korzyściach płynących z takiej rozmowy. Słuchając zwracaj więc uwagę na kilka kwestii:
- zakładaj dobre intencje rozmówcy,
- skup się na faktach i oczekiwaniach,
- postaw się na miejscu osoby udzielającej informację zwrotną,
- traktuj przekazywane informacje jako opinię, nie ocenę,
- najpierw przemyśl, a dopiero potem nadaj znaczenie temu, co usłyszałeś.
Warto, aby informacja zwrotna stała się w naszej pracy czymś naturalnym i codziennym. Dbając o przekaz, który będzie rzeczowy i pomocny drugiej osobie, zapewniamy na przyszłość, sobie i innym, dobrą atmosferę i znajomość różnych punktów widzenia. To z kolei przekłada się na możliwości rozwoju – czyli osiąganie celu, w jakim powinien być przekazywany każdy feedback.
Autor:
Coach, socjolog, Scrum Master, mama 2 dzieci, autorka bloga o efektywnym działaniu www.insade.pl, współzałożycielka projektu "Bądź sobą". W swojej pracy wspieram osoby poszukujące pasji w życiu, prowadzę warsztaty z zakresu efektywnego działania, m.in. dotyczące kształtowania nawyków i samodyscypliny, pracuję z rodzicami wracającymi do pracy po urlopach rodzicielskich i wychowawczych, współpracuję ze Strefą Rodzica Uniwersytetu SWPS, Interesuję się zagadnieniami związanymi z efektywnością działania, psychologią społeczną oraz rozwojem małych dzieci. Bardzo lubię wędrować po górach, jeździć na nartach, trenować aikido, słuchać The Beatles i czytać książki Jeffrey'a Archer'a.
Inne wpisy autora:
