Agnieszka Piątkowska | 2017-01-12

Jak dopasować dokumenty aplikacyjne?

Jak dopasować dokumenty aplikacyjne?

Chcąc szybko kupić ekspres do kawy nie zwiedzasz całego sklepu… czyli jak dostosować dokumenty aplikacyjne pod konkretną ofertę pracy?

Jak zdobyć pracę? Przede wszystkim przygotuj dobre dokumenty aplikacyjne,
a odpowiadając na ogłoszenie upewnij się, że Twoje dokumenty są dostosowane do wymagań potencjalnego pracodawcy… Wiele już zostało napisane na temat „dostosowanych dokumentów” ale co to tak naprawdę znaczy? Jak te dokumenty dostosować i po co? (przecież wiele napisano również na temat tego, że nie można kłamać w CV).

Analizując na co dzień dokumenty aplikacyjne z przykrością stwierdzam, że większość tzw. dostosowana, polega na dodaniu do listu motywacyjnego (jeśli
w ogóle jest stworzony)  numeru referencyjnego ogłoszenia i czasami nie pomyleniu się w informacji, gdzie to ogłoszenie zostało opublikowane (co i tak jest informacją zbędą na czytającego, gdyż zazwyczaj wie gdzie ogłoszenie opublikował i nie koniecznie musi o tym czytać).

Opis stanowiska to najważniejszy drogowskaz podczas dostosowywania dokumentów aplikacyjnych

Częstym błędem popełnianym przez kandydatów jest wysyłanie tego samego – ogólnego (tzw. Master CV) na wszystkie możliwe ogłoszenia, które wydają im się interesujące. Błędem, ponieważ pracodawca poszukuje kompetencji (w tym przypadku rozumianych jako doświadczenie + umiejętności) zdefiniowanych przez niego w opisie stanowiska (nie tylko w nazwie). Pracodawca jest zainteresowany tym czy dany kandydat te kompetencje posiada. Jeśli z CV nie potrafi tego wyczytać – nie jest to podkreślone czy choćby ujęte, to nie będzie „czytał między wierszami”
i zastanawiał się co autor ma na myśli. Jeśli chcesz szybko kupić ekspres do  kawy to nie to nie oglądasz oferty mebli ogrodowych.

W dostosowanych dokumentach aplikacyjnych chodzi głównie o to, że muszą odpowiadać na zapotrzebowanie pracodawcy. Innymi słowy powinniśmy przestać myśleć w kategoriach, „zrobiłem coś ciekawego” tylko przechodzimy na tryb myślenia „zrobiłem coś ciekawego w obszarze, który Was interesuje”. Skąd wiemy co to za obszar?  Zazwyczaj mamy to w miarę jasno wyłożone w opisie stanowiska.

Szczegółowa analiza opisu stanowiska to połowa sukcesu ponieważ:

-  pozwoli nam na podjęcie decyzji czy posiadamy kompetencje, które są oczekiwane na tym stanowisku. Odpowiemy sobie na pytanie – aplikować czy nie, unikając w ten sposób ewentualnego rozczarowania w przyszłości.

- pozwoli nam na solidne dostosowanie naszych dokumentów aplikacyjnych.

Co może nam pomóc – jak efektywnie analizować opis stanowiska?

Opisy stanowisk w swojej prostocie lub kompleksowości tak naprawdę dzielą się na 2 podstawowe sekcje: obowiązki i oczekiwania względem kandydata. Pomijam tutaj opis firmy, gdyż w niektórych ogłoszeniach on nie występuje, bądź jest bardzo ogólny.  Idąc tym tropem proponuję stworzyć matrycę – ja nazwałam ją matryca HRS. H – od „hard skills” czyli umiejętności twarde tzw. zawodowe, R – od „responsibilities” zadania, S – od „soft skills” czyli umiejętności miękkie – społeczne.

Matryca HRS jak z niej skorzystać?

  • Przeanalizuj opis stanowiska i uszereguj oczekiwania pracodawcy (podział HRS).
  • Zrób przegląd swojego CV i sprawdź czy zaadresowałeś te oczekiwania.
  • Jeśli nie posiadasz danej umiejętności lub nie wykonywałeś danych zadań, to postaraj się znaleźć antidotum na brak tej kompetencji (jeśli luk jest zbyt dużo – po prostu nie aplikuj).
  • Wyeliminuj  lub ogranicz niepotrzebne (nie zdefiniowane przez pracodawcę) kompetencje. Skup się na ostatnich 7-10 latach swojej pracy zawodowej, dalsze doświadczenie jedynie zasygnalizuj  (nazwy stanowisk + nazwy firm ewentualnie zostaw 1 punktowy opis ogólnych zadań).
  • Zwróć uwagę na język ogłoszenia – nie twórz „nowych bytów” operuj językiem zdefiniowanym przez pracodawcę.

Co robić jeśli nie mamy opisu stanowiska?

Na pewno nie „siedzieć z założonymi rękami” i nie powielać błędów o których pisałam w pierwszej części. Sposobów jest kilka:

- przeanalizuj podobne opisy stanowiska (co najmniej kilka, gdyż poszukujesz tendencji): wypisz kompetencje, które są oczekiwane (matryca HRS) – skup się na tych, które często się powtarzają (tendencja),

- porozmawiaj z kimś (najlepiej z kilkoma osobami), kto piastuje takie stanowisko – zapytaj o główne zadania i umiejętności wykorzystywane do wykonywania tych zadań,

- przeanalizuj profile osób piastujących takie stanowiska (Linkedin/ Goldenline) i jak wyżej przeanalizuj główne zadania oraz kompetencje,

- poszukaj np. stowarzyszeń zawodowych – zapytaj czy nie dysponują materiałami na temat głównych kompetencji/ zadań na danym stanowisku.

List aplikacyjny – czy w ogóle go pisać?

Jeśli myślisz poważnie o danym stanowisku to tak. Jeśli masz zamiar powtarzać to co napisałeś w CV, to daruj sobie. List motywacyjny często nie jest wymagany. Jeśli nie jest wymagany, a jednak go napiszesz i napiszesz go dobrze, to już na starcie zdobywasz pewną sympatię osoby poszukującej pracownika.

Co to znaczy dobrze napisany list motywacyjny? Co powinien zawierać? Czy są jakieś wzory?

Istnieją zwory listów motywacyjnych i tych właśnie proponuję nie stosować.

Dobrze napisany list motywacyjny, jak sama nazwa wskazuje, powinien zawierać naszą motywację do piastowania danego stanowiska w konkretnej firmie (dlatego nie piszemy listów motywacyjnych do headhunterów). W liście motywacyjnym musimy odpowiedzieć na następujące  pytania:

  • Dlaczego zainteresowała mnie ta oferta?
  • Dlaczego chciałabym/ chciałbym pracować w tej firmie?
  • Jakiego rodzaju kompetencje przemawiają za moją  kandydaturą?
  • Co mogę  wnieść do organizacji? – co organizacja zyskuje zatrudniając mnie?

W liście możemy ewentualnie wyjaśnić dlaczego aplikujemy na stanowisko, na które wymagane jest doświadczenie/wiedza/certyfikaty itd. których nie posiadamy i co możemy dać w zamian (zakładamy oczywiście, że spełniamy min. 85 % wymagań potencjalnego pracodawcy).

Matryca HRS może nam również pomóc w przeanalizowaniu naszego listu motywacyjnego – dodajemy po prostu dodatkową kolumnę.

Praktyka czyni mistrza

Początki są trudne i zapewne niektórzy stwierdzą, że dostosowywanie dokumentów aplikacyjnych to „za dużo zachodu”. Ja tymczasem polecam aplikować na mniejszą ilość ogłoszeń, ale na te, które faktycznie pasują do naszych kompetencji. Dokumenty aplikacyjne to podstawowy test na nasze umiejętności komunikacyjne, które niewątpliwie każdy z nas posiada. Pokażmy potencjalnemu pracodawcy, że wiemy jak zrobić z nich użytek.

Autor:
Autor: Agnieszka  Piątkowska

Agnieszka Piątkowska

www.readytojump.pl

piatkowska@hrownia.pl


Międzynarodowy ekspert ds. rekrutacji posiadający ponad 10 - letnie doświadczenie w zarządzaniu różnego rodzaju projektami rekrutacyjnymi w regionie Europy Centralno - Wschodniej dla globalnych organizacji. Członek międzynarodowego zespołu przeprowadzającego ocenę kandydatów. W trakcie swojej kariery przeprowadziła tysiące rozmów rekrutacyjnych z lokalnymi i międzynarodowymi kandydatami. Rozwinęła i wprowadziła innowacyjny proces briefingu kandydatów (przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej) czego rezultatem było zatrudnienie większej liczby kandydatów. Od 2009 r. wykłada „Zarządzanie karierą w Zakupach” w Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu. Twórca programu szkoleniowego „Career Management in Purchasing”. Absolwentka Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego oraz SGH (Doradztwo Zawodowe, Kierowanie Rozwojem i Coaching, studia podyplomowe). Dyplomowany Asesor - Akademia Asesora – Ernst & Young Academy of Business. Trener programu "Spadochron".
Inne wpisy autora:

Powiązane Artykuły

Zestawienie blogów HR - czyli HRownia poleca
2017-08-09
Jak budować pozytywny wizerunek firmy w sieci?
2017-06-02
Rynek pracy nie chce humanistów? Są branże, które temu zaprzeczają
2017-05-22
Odkrywanie siebie na nowo. Rzecz o mindfulness
2017-04-13

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!


Wydarzenia Zobacz Więcej

Konferencja pt. ,,Rekrutacja / Rewolucja 2018”

Warszawa, Mamaison Hotel Le Regina

Za 3 dni

2017-11-23

Innowacje w HR Conference&Expo

Warszawa, Hotel Marriott

Za 8 dni

2017-11-28

Za 16 dni

2017-12-06

Za 22 dni

2017-12-12