Małgorzata Kowalczewska | 2017-04-26

Efektywne spotkania (cz. I)

Godzina, dwie, trzy…(!) Jak to możliwe, żeby skupić się przez tak długi czas? Podczas spotkań firmowych, które często się przedłużają, nasza uwaga i zaangażowanie z każdą minutą są mniejsze. Co zrobić, żeby nie tracić czasu i wyjść ze spotkania z konkretnymi informacjami?

Cel

Jeśli masz być na spotkaniu, to znaczy, że ktoś zdecydował, że jesteś potrzebny. Dowiedz się, czego się od ciebie oczekuje, zapytaj, co twoja obecność ma wnieść.

Zapytaj o ramy czasowe spotkania – powinny być z góry ustalone.

Ustal, czego ty chcesz się dowiedzieć. Po czym poznasz, że to spotkanie było wartościowe? Innymi słowy wyznacz sobie cel spotkania – zapisz pytania, na które chcesz znaleźć odpowiedzi.

Słuchanie

Stephen Covey, autor książki „7 nawyków skutecznego działania” wyróżnia kilka poziomów słuchania:

  • Ignorowanie – nie słuchasz tego, co mówi rozmówca
  • Udajesz, że słuchasz - „Uhm. Tak. Słusznie". Potakiwanie, ale bez faktycznej uwagi dla sensu wypowiedzi.
  • Słuchanie selektywne - kiedy słyszysz tylko pewne fragmenty wypowiedzi. Robimy to często, słuchając ciągłego trajkotania małych dzieci.
  • Słuchanie uważne - kiedy z uwagą, w skupieniu słuchasz wypowiadanych słow.
  • Słuchanie autobiograficzne - słuchając myślisz już jednocześnie o tym, co chcesz powiedzieć, skupiasz się na pytaniu, które chcesz zadać, porównujesz sytuacje, o której mówi rozmówca, z własnym doświadczeniem.
  • Słuchanie empatyczne – najwyższa forma sposobu słuchania, najtrudniejsza, polegająca na przyjęciu punktu widzenia drugiej osoby. Zakłada, że to rozmówca wie najlepiej, co jest ważne w jego wypowiedzi.

Na którym z poziomów najczęściej się znajdujesz? A na którym warto byłoby się znaleźć?

Nastawienie

Dobre nastawienie jest ważne, ponieważ przełącza nasz mózg na ścieżkę koncentracji. Gdy z góry zakładamy, że nic z tego nie będziemy mieli, to zaczynamy w to wierzyć. W konsekwencji nasz umysł się wyłącza, przestajemy aktywnie słuchać i… marnujemy czas.

Podsumowując…

Poniżej znajdziecie kilka ciekawych wskazówek dotyczących efektywnego udziału w spotkaniach:

  • Wyznacz sobie cel,
  • Wyśpij się, wypij kawę, zjedz coś wcześniej, żeby głód cię nie dopadł,
  • Nastaw się pozytywnie, bądź ciekawy tematu,
  • Wyłącz "rozpraszacze", 
  • Notuj,
  • Zadawaj pytania, proś o wyjaśnienia, parafrazuj,
  • Jeśli widzisz, że odbiegacie od tematu, powiedz to głośno,
  • Podsumuj spotkanie.

 

Autor:
Autor: Małgorzata Kowalczewska

Małgorzata Kowalczewska

Insade

mkowalczewska@insade.pl


Coach, socjolog, Scrum Master, mama 2 dzieci, autorka bloga o efektywnym działaniu www.insade.pl, współzałożycielka projektu "Bądź sobą". W swojej pracy wspieram osoby poszukujące pasji w życiu, prowadzę warsztaty z zakresu efektywnego działania, m.in. dotyczące kształtowania nawyków i samodyscypliny, pracuję z rodzicami wracającymi do pracy po urlopach rodzicielskich i wychowawczych, współpracuję ze Strefą Rodzica Uniwersytetu SWPS, Interesuję się zagadnieniami związanymi z efektywnością działania, psychologią społeczną oraz rozwojem małych dzieci. Bardzo lubię wędrować po górach, jeździć na nartach, trenować aikido, słuchać The Beatles i czytać książki Jeffrey'a Archer'a.
Inne wpisy autora:

Powiązane Artykuły

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!


Wydarzenia Zobacz Więcej

Za 15 dni

2017-10-08

L&D MEETUP #DISRUPTION

Brain Embassy Mokotów (Warszawa)

Za 24 dni

2017-10-17

Za 31 dni

2017-10-24

Innowacje w HR Conference&Expo

Warszawa, Hotel Marriott

Za 66 dni

2017-11-28

Za 80 dni

2017-12-12